► Dossier utilisateur : mettre à jour et consulter de l'information
Ce que l'on y met
L'EXTRANET est un espace de partage d'informations de préférence stables (dossiers à présenter, directives, notes d'information...).
C'est aussi un espace d'informations partagées avec des personnes qui n'ont pas accès au réseau interne INAO et L'EXTRANET permet d'apporter un niveau de sécurité et de confidentialité que n'offre pas actuellement un espace disque partagé.
EXTRANET, reprend l'existant d'INTRANET INAO, l'espace "Documents définitifs pour tous", la solution "GED" qui permet de mettre des informations à disposition des tutelles, et les supports partagés par les groupes de travail, CE, experts...
Ce que l'on n'y met pas
► des fichiers trop volumineux qui servent de réserve comme par exemple les ortophotos de l'IGN, les scan des planches cadastrales du BDDC...
► les fichiers qui ne correspondent pas directement aux rubriques prévues à l'accueil de l'EXTRANET : missions, instances ...
► les fichiers contenant des informations satiriques, personnelles....
► les fichiers stockés de manière provisoire pour faciliter par exemple une opération de maintenance informatique, ou un traitement local d'un lot d'informations ...
► les archives qui ne seraient pas utiles.
Comment faire pour que les contenus soient homogènes ?
Pour que les informations mises à disposition dans l'EXTRANET soient facilement accessibles, il faut connaître le fonctionnement de l'outil mais aussi organiser le stockage et la présentation des contenus des dossiers de manière prévisible.
Pour atteindre cet objectif, une formation est prévue pour que les personnes qui alimenteront l'EXTRANET sachent utiliser l'outil et connaissent les préconisations de mise en forme et une équipe sera chargée d'aider les utilisateurs de l'EXTRANET.
Ces préconisations seront disponibles sous forme de dossiers. Les liens à ces dossiers seront stokés dans la partie "Fond de dossier des agents INAO".
Ce que l'on peut compter pour suivre l'utilisation de l'EXTRANET
Pour suivre l'utilisation de l'EXTRANET, il est prévu de compter le nombre de connexions de chaque personne et d'avoir une trace des messages transmis. Il n'est pas aujourd'hui prévu de logiciel pour analyser le contenu de ces traces. Ces comptages et les espaces disques consommés devraient être suffisants, dans un premier temps, pour suivre l'évolution de l'utilisation de l'EXTRANET.
Comment faire vivre l'EXTRANET ?
Une équipe sera chargée en regardant les nouveautés sur l'EXTRANET d'aider les rédacteurs pour que cette homogénéité de présentation facilite l'utilisation de l'EXTRANET.
Pour chaque "rubrique" un agent sera identifié comme "correspondant" de cette rubrique. L'ensemble de ces correspondants représente un groupe "privilégié" qui sera sensibilisé à la vie de cet EXTRANET.
Tous les 12 mois, une enquête s'adressant à tous les agents devrait permettre d'identifier les points forts et les points faibles de l'EXTRANET au cours de la période passée et ainsi permettre de concevoir les adaptations et évolutions indispensables.
► Voir la note d'information aux agents